Turuxi-tapaaminen 26.04.2007

Tapaamisen tiedot

• Klo: 17:25-21:05
• Sijainti: Teron asunto
• Osallistujat
  • Tero Kuusela
  • Eino M
  • Hanna S
  • Petri S

Ohjelma

Tapaaminen keskittyi AOP 2007:n valmisteluihin.

Tiimien tilanne

Paikalla olijat kertoivat lyhyesti, mitä olivat tähän mennessä tehneet. Muisteltiin myös mitä muilta oli kuultu valmistelujen etenemisestä eri suunnilla.

• Hankinnat
  • 2 varmaa esiintyjää, Wikipedia ja Elias (Uusikaupunki? Aihe tarkentamatta.)
  • 2 mahdolliselta esiintyjätaholta odotetaan vastausta, Creative Commons ja EFFI
  • Lisäksi paria mahdollista esiintyjää on vielä ehdotettu ja nämä ovat nyt “varalla”
  • COSS saattaa sponsoroida jotain, muutoin sponsoririntamalla hiljaista
  • T-paidoista on saatu tarjous Griipiltä, Mainosasusta ei ole kuulunut
  • Griippiin on mahdollisesti kontakti, joka voi auttaa laskemaan hintaa
• Tiedotus
  • Lehdistötiedote 1 on saanut kivasti näkyvyyttä
  • Turkulainen uutisoi tiedotteen vähän heikosti, mm. sai vaikutelman, että tapahtuma oli viime viikon lauantaina
  • Kirjastossa etukäteen mainostamisesta on kysytty, mutta oikea henkilö on lomalla kuun loppuun
• Tila
  • Kirjastosta on vastattu, että pääsemme lauantaina valmistelemaan jo klo 9
  • Sähkö (sulakkeiden kestävyys) on kirjaston mukaan mahdollisesti ongelma ja tämä tulee huomioida

Työskentelyä tiimeissä

Työskentely ei ollut osanottajien vähyydestä johtuen jakautunut samoin tiimeihin kuin aiemmin, mutta asioita saatiin aikaan yhteistyöllä.

Tapaamisen tavoitteena oli (tiimeittäin priorisoituina):

• Hankinnat
  • Esiintyjälista lyöty lukkoon tai enää varmistuksia vajaa
  • Mahdolliset sponsorit pääosin kartoitettu, yhteystiedot kerätty ja yhteydenotot pääosin tehty
  • Takarajat esittäjille sovittu ja tiedotettu esittäjille (tulemisen vahvistaminen, oma esittelyteksti, esityksen toimittaminen – riippuu siitä mitä heiltä kaivataan)
  • Budjetti laadittu (yhteistyössä projektipäällikön kanssa)
  • Ideamyrskyn ehdotukset käsitelty ja siirretty tiimin wiki-sivulle
• Huolto
  • Tapahtuman aikaiseen huoltoon liittyvät yhteydenotot ulkopuolisiin pääosin tehty (ruokailu, luvat, …)
  • Hankinnat-tiimin kanssa sovittu, mitä esittäjille tiedotetaan (huollosta, esitysten toimittamisesta, …)
  • Ideamyrskyn ehdotukset käsitelty ja siirretty tiimin wiki-sivulle
• Tiedotus
  • Tiedotuksesta ennen tapahtumaa sovittu (mitä tehdään, työnjako, aikataulu)
  • WWW-sivut viimeistelty
  • Ideamyrskyn ehdotukset käsitelty ja siirretty tiimin wiki-sivulle
  • Lehdistötiedotteen 2 luonnos valmis
• Tila
  • Tilankäyttösuunnitelmaa tarkennettu (koneiden sijoittelu, sermien käyttötarkoitukset, tykkien väliaikakäyttö, …)
  • Päätetty esittelykoneiden käytöstä (mitä esitellään, miten esitellään)
  • Päätetty vapaaehtoisten sijoittelusta
  • Aloitettu verkon suunnittelu
  • Aloitettu esitystekniikan järjestelyjen suunnittelu
  • Ideamyrskyn ehdotukset käsitelty ja siirretty tiimin wiki-sivulle

Mitä tehtiin:

• Keskusteltiin lasten piirustuskilpailusta. Tarkennettiin ajatuksia ja vaihtoehtoja sen suhteen.
• Laadittiin budjetti.
• Pohdittiin ruokailua. Vaihtoehtona nousi esiin kevyt ruokailu tapahtuman aikana ja tukevamman tarjoaminen sen jälkeen jossain sopivassa tilassa (tämän voisi tehdä itse ja alentaa siten kustannuksia).
• Julisteiden painatuksesta päätettiin, että tällä kertaa selvitetään ensin selkeästi tarve, jotta vältetään turhaa kopiointia (myöskin tapa alentaa kustannuksia).
• Havaittiin, että AOP:n kanssa samana päivänä on mm. Naisten kuntovitonen, joka juostaan jokirantaa pitkin ja aiheuttanee erityisiä liikennejärjestelyjä jotka meidänkin huomioitava, ja jotkut markkinat Puutorilla. Näistä voisi kenties saada houkuteltua väkeä (ja mediaa) käymään samalla myös kirjastossa…
• Hylättiin idea markkinointikilpailusta, koska se olisi pitänyt aloittaa jo.
• Päätettiin, että ainakin näkyvä kävijälaskuri, arvonta palautteen antajien kesken (lupien salliessa), tiettyjen kävijöiden (ainakin 250:s, koska se tavoite) palkitseminen (lupien salliessa), hintavertailutaulukko vapaista ja suljetuista ohjelmistoista, sekä pingviinipuvun hankinta pyritään toteuttamaan.
• Päätettiin, että etukäteen mainostetaan seinille levitettävillä julisteilla, 2. lehdistötiedotteella ja kaupungin tapahtumakalenterissa. Mahdollisuuksien mukaan mainostetaan kirjastossa edeltävällä viikolla, kenties siellä voisi myös kiertää pingviinipukuinen mainostaja herättämässä mielenkiintoa.
• Palkinnoiksi sovittiin ainakin itsetehdyt pehmopingviinit, joista oli hieno mallikappale näytillä tapaamisessa. Lisäksi pienempiä palkintoja, mutta mielellään nostamatta tapahtuman kustannuksia (lue: lahjoituksina).
• Pohdittiin alustavasti valmisteluja lauantaina. Kiire tulee, joten täytyy suunnitella aika hyvin kuka tekee mitäkin ja missä järjestyksessä.
• Esittelykoneiden käytöstä sovittiin seuraavaa:
  • Jokaiselle jaettavalle jakelulle on oma testikone, jossa perusasennus. Tässä pääsee kokeilemaan, mitä kullakin levyllä oikeastaan saa mukaansa.
  • Joitakin koneita tiettyjen tehtävien mukaan. Mahdollisuuksia mm. kuvankäsittely tai audioeditointi, nämä lyödään lukkoon myöhemmin.
  • 1 Windows-kone pyritään saamaan. Toisaalta vertailun vuoksi ja toisaalta sen päällä pyörivien vapaiden ohjelmistojen esittelyä varten.
  • Vapaa kulttuuri on muistettava integroida näkyvästi jokaiseen esittelykoneeseen.
  • Aiempien vuosien palautteesta: esittelijöiden on osattava käyttää esittelemiään ohjelmia ja kyettävä vastaamaan niitä koskeviin kysymyksiin.
• Laadittiin lehdistötiedotteen 2 runko ja lähetettiin kommentoitavaksi listalle.
• Kerättiin AOP 2005:n palautteesta muutama tätä valmisteluvaihetta koskeva kohta, jotka tulisi muistaa:
  • Lehdistötiedotteita varten tarvitaan tietoa mm. esiintyjistä ajoissa. Näin saadaan lisää ja parempaa näkyvyyttä.
  • Esittelykoneiksi tulevien koneiden ja esittelijöiden tiedot tulee kerätä ajoissa.
  • Organisointi ei saa kaatua harvojen niskaan.
  • Paikan päälle pitää saada heti alussa valmiiksi väritulostin ja kone yllättäviä tulostustarpeita varten.
  • Wikissä voisi olla yksi sivu, jolle kerätään kaikki tulostettava materiaali (tai linkit).
  • Videotykkien tarkkuus olisi hyvä saada esittäjien tietoon etukäteen.

Mitä sovittiin jatkossa tehtäväksi:

• Sovittiin, että Petri herättelee Mainosasua t-paitojen suhteen.
• Eliakselta pitäisi kysellä esityksen aihetta mahdollisimman pian www-sivuille laitettavaksi.
• Esitykset on ehdottomasti varmistettava siten, että ne ehditään laittaa toiseen lehdistötiedotteeseen.
• Tero kehottaa kaikkia etsimään paikkoja julisteille ja “varaamaan” niitä tulostuskiintiöön.
• Tero laittaa Turkulaiselle kohteliaan valituksen siitä, että heidän uutisointinsa tapahtumasta oli kovin harhaanjohtavaa (puuttui aika, tapahtuman nimi väärin).
• Esitettävien elokuvien esitysoikeus on varmistettava (tämä ei siis ole sama asia kuin levitysoikeus).
• Lupa-asiat on (jonkun muun kuin Petrin) selvitettävä: järjestyksenvalvonta, arvonnat, kilpailu, yleisötapahtumailmoitus.