TuruxiTapaaminen23032007

Turuxi-tapaaminen 23.03.2007

Tapaamisen tiedot

• Klo: 17:00-20:00
• Sijainti: Turun pääkirjasto (Studio ja aula)
• Osallistujat
  • Tero Kuusela
  • Eino M
  • Hanna S
  • Jukka H
  • Petri S
  • Sami V
  • Mauri H
  • Kirjaston vahtimestari

Ohjelma

Aluksi tutustuttiin pääkirjaston Studioon. Kirjaston vahtimestarilta kyseltiin tilaa koskevia kysymyksiä ja pohdittiin tapahtuman osien sijoittelua tilaan sekä ihmisten houkuttelemista sisään. Vahtimestarin palatessa muihin töihin jäätiin vielä aulaan keskustelemaan tapahtumasta, ideoimaan ja sopimaan jatkosta.

Kysymykset ja vastaukset

• Montako pöytää ja sermiä on mahdollista saada?
  • Pöytiä oli tilassa 24 ja ne lienevät kaikki. Sermejä on varastossa 7-8 (vahtimestarin muistikuva), mutta niiden saaminen riippuu siitä, onko niitä muiden tapahtumien käytössä. Kannattaa ilmoittaa hyvissä ajoin sermien tarve.
• Voiko esityksiä varten käyttää omaa konetta?
  • Kysyttävä ATK-osastolta.
• Saako tilan oven jäämään auki? Saako sitä pitää auki, etenkin esitysten aikana?
  • Pidettävä auki kiilaamalla jollain. Saa pitää auki, kunhan tilassa on valvoja paikalla.
• Tehdäänkö jossain vaiheessa kirjallinen sopimus?
  • Tämän voi tehdä uutistorilla. (Kannattanee kuitenkin varmistaa vielä johdolta, jonka kanssa olemme vuokrauksesta alun perin sopineet.)
• Häiritseekö aurinko johonkin aikaan esitystilassa? Erityisesti esitysten aikana.
  • Ei häiritse ja verhoja voi tarvittaessa laittaa eteen jos tulee ikäviä heijasteita.
• Missä tarkalleen on invalidien sisäänkäynti? Kuulemma jostain takaa pääsee hissillä.
  • Ei tällaista hissiä. Etuoven ramppia pitkin tai sisäpihan ovesta.
• Omat vai kirjaston sähköjakorasiat?
  • Kirjaston omat ovat kaikki käytössä, omat tarvitaan.
• Milloin tilaa voi tulla valmistelemaan?
  • Valmistelemaan päässee samana päivänä 1-2h etukäteen ilman lisämaksua. Tämä kuitenkin vaikutti hieman epävarmalta ja olevan kiinni kirjaston työvuorossa olijoista…
• Onko mahdollista jakaa esitteitä lainaamon puolella?
  • Normaalisti ei. Kaikesta tilan ulkopuolelle tulevasta sovittava ylimmän johdon kanssa.
• Ovatko aulan näyttelytilan sermit tiellä kun pyritään houkuttelemaan ihmisiä sisään?
  • Todennäköisesti aulan näyttelytilassa on jotain esillä, myös sermeissä.
• Tavaroiden säilytys: Onko järjestäjien mahdollista jättää omia tavaroitaan jonnekin hyvään talteen?
  • Asiakkaiden säilytyslokeroita voi käyttää. Teknistä koppia voi periaatteessa käyttää, mutta silloin on aina hankittava joku paikalle kun ovi täytyy avata.
• Voiko materiaalia säilöä kirjaston tiloissa yön yli ennen tapahtumaa/sen jälkeen?
  • Riippuu muista varauksista, voiko Studioon jättää. Säilytyslokeroita voi käyttää myös yön yli.
• Miten paljon ikkunoita saa peittää?
  • Ikkunoita saa peittää tarpeen mukaan, mutta mitään roikkuvaa ei voi laittaa. Lähinnä sermien kanssa tai vitriineissä voi pitää jotain ulos näkyvää.
• Paljonko lauantaisin on normaalisti kävijöitä?
  • Noin 2500.
• Kahvitarjoilu, järjestäjien ruokailu:
  • Tykkääkö kirjaston kahvilan, Siriuksen, väki kyttyrää, jos tarjoamme “vapaata” kahvia?
  • Voiko Sirius hoitaa järjestäjien ruokailun?
    • Siriusta koskevat asiat on sovittava heidän kanssaan.
  • Mitä mieltä itse kirjaston väki on kahvilla “läträämisestä”?
  • Voiko kirjastossa syödä omia eväitä?
    • Studiossa voi olla tarjoilua, sen ulkopuolella vain vesipullo on sallittu.

Sovittua

• Eino piirtää tilankäyttösuunnitelman puhtaaksi.
• Tero lähettää Hankinnat-tiimille vanhoja kutsuviestejä.
• Tero lähettää Tiedotus-tiimille vanhoja markkinointiviestejä